Dalam artikel ini, Anda akan di jelaskan mengenai Automation dan Workflow pada Sunnyday Platform

TABLE OF CONTENTS

• What are Workflows?

• Tasks Worth Automating

• Pro Tip! Start with a Workflow Recipe

• How to Create a Workflow

1. Choose a Trigger

2. (Optional) Add Filters as Needed

3. Add Actions

• Advanced Workflows

• IF/Else Conditions

• Chaining Workflows

• Webhooks

• Troubleshooting

Apa itu Workflow?

Intinya, workflow membantu Anda menyelesaikan tugas yang berulang. Anda mengaturnya sekali dan workflow akan berjalan otomatis. Ini menghemat banyak waktu. Dalam istilah yang lebih formal, workflow adalah daftar kronologis tugas yang harus dilakukan dengan "Trigger" yang secara otomatis memulai urutan Tindakan yang akan dilakukan. Misalnya, seseorang mengisi formulir dan Anda ingin pemberitahuan dikirimkan kepada Anda, tim Anda, dan klien. Kemudian Anda ingin klien menerima serangkaian email. Semua ini dan lebih banyak lagi didukung oleh Otomatisasi!

Ada dua bagian utama Workflow: yaitu Trigger dan Action…

Trigger

Peristiwa yang menambahkan kontak baru ke workflow. Pemicunya adalah keadaan, atau serangkaian keadaan, yang harus dipenuhi sebelum tindakan yang tercantum dapat dilakukan.

Contoh: menambahkan kontak ke workflow saat mereka membuat appointment di kalender penjadwalan Anda. Atau dalam contoh lain, tambahkan kontak ke workflow saat pembayaran dilakukan. Untuk menyiapkan penambahan kontak secara otomatis ke workflow, Anda membuat pemicu seperti ini.

Action

Tindakan terjadi setelah kontak ditambahkan ke workflow. Mereka hanya dimulai setelah pemicu menambahkan kontak ke workflow. Kemudian workflow akan menjalankan tindakan yang dibuat pengguna.

Contoh: Setelah kontak mengisi formulir, Anda mungkin ingin mengirimi mereka email konfirmasi pengiriman formulir dengan langkah selanjutnya. Jadi Anda dapat menambahkan tindakan email. Dalam contoh lain, setelah seseorang membeli suatu produk, Anda ingin mengucapkan terima kasih dan memberikan akses terhadap produk yang telah mereka beli. Tindakan yang diambil setelah kontak ditambahkan (melalui pemicu) adalah tindakan panggilan.

Singkatnya, workflow diotomatisasi dengan event trigger/pemicu yang memulai tindakan (atau serangkaian tindakan) yang mengikuti pemicu tersebut. Dengan mengotomatiskan tugas yang berulang dan berpotensi membosankan, tugas tersebut dirancang untuk membuat kehidupan kerja Anda lebih mudah.

Task yang Layak Diotomatisasi

Apa saja tugas yang layak diotomatisasi? Apa yang harus kita otomatisasi? Jawaban sederhana adalah apa pun yang bersifat repetitif atau dapat diulang.

Otomatisasi bekerja lebih cepat daripada proses manual manusia dan, setelah diatur, membuat sedikit (jika ada) kesalahan. Secara umum, Anda ingin mengotomatisasi apa pun yang dapat diulang, yang mengarah pada skalabilitas dan penghematan biaya.

Berikut adalah beberapa contoh tugas yang layak diotomatisasi dalam Sunnyday Platform untuk pemilik bisnis:

1. Lead Nurturing Campaigns(Kampanye Pemeliharaan Prospek): Atur urutan email otomatis untuk memelihara prospek di berbagai tahap corong penjualan. Ini termasuk email selamat datang, konten edukatif, demo produk, dan email tindak lanjut berdasarkan interaksi pengguna.

2. Appointment Scheduling(Penjadwalan Janji Temu): Implementasikan sistem penjadwalan janji temu otomatis di mana prospek dapat memesan janji langsung melalui situs web atau email Anda. Sunnyday Platform terintegrasi dengan berbagai alat penjadwalan untuk mengotomatisasi proses ini.

3. Follow-Up Communications: Otomatisasi email tindak lanjut atau pesan SMS setelah prospek melakukan tindakan tertentu, seperti mengunjungi halaman harga atau mengunduh sumber daya. Ini menjaga prospek tetap terlibat dan mendorong mereka lebih jauh dalam proses penjualan.

4. Customer Onboarding: Buat urutan onboarding otomatis untuk pelanggan baru, termasuk email selamat datang, instruksi pengaturan, dan tips untuk memulai dengan produk atau layanan Anda.

5. Feedback Surveys: Otomatisasi pengiriman survei umpan balik kepada pelanggan setelah mereka melakukan pembelian atau menggunakan layanan Anda. Ini membantu mengumpulkan wawasan berharga dan menunjukkan kepada pelanggan bahwa pendapat mereka dihargai.

6. Lead Scoring and Segmentation: Gunakan otomatisasi untuk menilai prospek berdasarkan interaksi mereka dengan situs web Anda, email, dan saluran pemasaran lainnya. Segmentasikan prospek ke dalam kategori berbeda berdasarkan minat dan perilaku mereka untuk upaya pemasaran yang lebih terarah.

7. Data Entry and CRM Updates: Tangkap prospek secara otomatis dari formulir web, halaman arahan, atau integrasi pihak ketiga dan perbarui mereka di CRM Anda. Ini menghilangkan kebutuhan untuk entri data manual dan memastikan CRM Anda selalu diperbarui.

8. Event Registration and Follow-Ups: Atur proses pendaftaran acara otomatis untuk webinar, lokakarya, atau konferensi. Kirim pengingat otomatis dan email tindak lanjut kepada peserta yang terdaftar sebelum dan setelah acara.

9. Abandoned Cart Recovery: Implementasikan email otomatis untuk mengingatkan pelanggan tentang item yang tertinggal di keranjang belanja mereka dan mendorong mereka untuk menyelesaikan pembelian. Ini dapat membantu memulihkan penjualan yang hilang dan meningkatkan tingkat konversi.

Ini hanya beberapa contoh, tetapi kemungkinan untuk otomatisasi di Sunnyday Platform sangat luas dan dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan spesifik bisnis Anda.

Tips Pro! Mulailah dengan Recipes/Template Workflow Tahukah Anda... kami memiliki Workflow yang sudah dibangun sebelumnya yang siap untuk Anda konfigurasikan dan langsung gunakan! Ini menghemat banyak waktu Anda dan mengungkapkan kasus penggunaan workflow yang paling umum.

Untuk menggunakan template, buat workflow baru dan ketika diminta, pilih "Recipes." Kami merekomendasikan untuk memulai dari sini dan kemudian mengedit apa yang disediakan - ini sangat penting bagi pemula.

How to Create a Workflow

Ada tiga langkah untuk membuat otomatisasi di pembuat workflow:

1. Pilih trigger Anda

2. (Opsional) Tambahkan Filter sesuai Kebutuhan

3. Tambahkan Tindakan

Mari kita bahas masing-masing bersama-sama untuk mempelajari cara menggunakan otomatisasi untuk kebutuhan Anda.

1. Choose a Trigger

Trigger menambahkan kontak ke workflow. Jenis trigger yang Anda pilih akan menentukan apakah trigger tersebut berhasil ditambahkan atau tidak. Saat membuat, Anda dapat memilih "Add Trigger.". akan muncul Workflow Trigger menu. Pilih trigger yang Anda inginkan.

*Anda dapat memiliki lebih dari satu trigger, sehingga memungkinkan beberapa kemungkinan entri.

2. (Optional) Add Filters as Needed

Memilih trigger adalah langkah pertama! Setelah menambahkan trigger, disarankan untuk menambahkan filter. Filter memungkinkan Anda lebih spesifik tentang apa yang akan memicu workflow dengan menambahkan parameter tambahan.

Misalnya: Kita mempunyai pemicu bernama "Call Status" yang akan memicu semua jenis panggilan - namun hal ini tidak diinginkan - kita perlu menambahkan filter trigger. Jadi kami menambahkan satu di sini untuk memicu hanya Panggilan Masuk dan nomor tertentu saja. Hal ini menciptakan keadaan yang tepat yang perlu kita picu hanya untuk panggilan masuk yang diterima ke saluran utama kita.

3. Add Actions

Memanfaatkan tindakan Anda dapat membuat, memodifikasi, memindahkan, dan/atau menggandakan informasi yang terkandung di dalam Sunnyday Platform. Misalnya saja mengirim SMS atau Email. Atau memperbarui kontak atau kolom kontak, dan masih banyak lagi. Pilih "Add Action", untuk membuka menu tindakan pop-out dengan daftar lengkap tindakan yang dapat Anda lakukan.

Dan itu saja! Sederhananya, Anda memiliki trigger, filter, dan action. Namun ini hanyalah permulaan untuk memahami lebih dalam tentang otomatisasi, mari kita tinjau beberapa contoh hal umum untuk diotomatisasi.

Advanced Workflows

Saat menggunakan workflow, Anda akan segera menyadari bahwa Anda dapat melakukan “hampir” apa saja. Namun seiring bertambahnya kompleksitas, Anda juga meningkatkan kemungkinan menghadapi masalah atau kesalahan yang tidak terduga. Jadi, mari kita bahas cara memulai workflow dan Otomatisasi Tingkat Lanjut.

IF/Else Conditions

Dalam workflow, Anda dapat menambahkan kondisi if/else, yang memungkinkan Anda mengalihkan aliran kontak ke jalur dan tindakan tertentu. Ini sangat kuat. Memungkinkan Anda membagi tindakan menjadi cabang-cabang baru yang memberikan pengalaman unik berdasarkan detail kontak saat ini dalam workflow.

Setelah menambahkan IF/Else, Anda dapat membuat cabang berdasarkan kondisi, jadi kontak baru harus cocok dengan cabang tersebut agar dapat meletakkan serangkaian tindakan unik. Hal ini memungkinkan pengalaman terpisah dan unik berdasarkan kontak dalam workflow. Kuat saat menyesuaikan pesan dan pengalaman untuk dihubungi atau mengalir.

Pelajari lebih lanjut tentang Kondisi If/Else.

Chaining Workflows

Saat bekerja dengan otomatisasi, Anda akan menyadari perlunya beberapa workflow untuk menyelesaikan suatu tugas. Atau bahkan penggunaan beberapa workflow lebih mudah dikelola. Misalnya, membuat workflow untuk setiap tahapan pipeline dan gerakan penjualan Anda saat ini.

Dalam contoh ini, kami memiliki 5 workflow (A, B, C, D, dan E) yang bekerja bersama dengan jalur pemesanan dan kontrak kami. Tujuannya adalah untuk menjangkau prospek kami, meminta mereka memesan di kalender kami, meminta mereka melakukan penjualan, dan meminta mereka menandatangani kontrak untuk memulai layanan dengan kami. Perhatikan bagaimana workflow berinteraksi satu sama lain.

Anda akan melihat pola di sini untuk memandu pembuatan otomatisasi Anda di masa mendatang:

1. Workflow per tahap dalam pipeline penjualan kami. 

2. Workflow baru yang dipicu menghapus kontak dari workflow sebelumnya untuk mencegah pipeline yang tidak terkait terpicu secara tidak terduga.

3. Peluang diperbarui untuk memindahkan peluang ke tahap alur yang benar.

Ada banyak cara untuk mengatur alur di atas. Hal yang sama berlaku untuk kebutuhan lainnya... Yang penting adalah Anda melihat pilihan Anda dan mulai mendapatkan gambaran tentang bagaimana workflow berkomunikasi dan berinteraksi.

Webhooks

Webhook menjalankan internet dan hampir setiap interaksi yang Anda lakukan dengan teknologi - Anda mungkin tidak memperhatikan atau melihatnya. Anda dapat menggunakan webhook di Workflow Tingkat Tinggi untuk membuat platform non-Tingkat Tinggi lainnya berkomunikasi dengan Tingkat Tinggi. Hal ini memungkinkan Anda untuk lebih mengotomatiskan kebutuhan bisnis Anda. Misalnya, jika Anda menggunakan sistem manajemen kontak lain dan ingin kontak mengalir ke Sunnyday Platform pada waktu tertentu, Anda dapat melakukannya (dan banyak lagi) dengan Webhook.

Berhati-hatilah, webhook mungkin terasa rumit pada awalnya, namun bagi mereka yang mempelajarinya - Anda akan membuka kekuatan penuh workflow di Sunnyday Platform. Webhook memerlukan pengetahuan tingkat lanjut, itulah sebabnya kami dapat memberikan pendampingan di awal dan juga jasa pembuatannya dari sister cimpany Sunnyday.

Troubleshooting

Ada banyak alasan mengapa sebuah workflow tidak berfungsi seperti yang diharapkan. Secara umum, ada beberapa pemeriksaan utama yang dapat Anda lakukan untuk membantu mengatasi masalah.

Daftar Periksa Pemecahan Masalah:

1. Test dengan Kontak "Baru"

Setelah menguji beberapa kali, menggunakan kontak yang sama dapat menyebabkan hasil yang tidak terduga dengan workflow. Cobalah menghapus kontak dan menggunakan kontak baru sesering mungkin.

2. Test dengan Kontak

Opsi "Test Workflow" di kanan atas pembuat workflow Anda memiliki keterbatasan saat pengujian. Cobalah menggunakan kontrak yang sebenarnya dan lakukan uji coba langsung dengan memicu alur kerja sebagai pelanggan nyata.

3. Periksa filter Anda

Filter dapat diatur pada tingkat pemicu dan tindakan dan memungkinkan pemicu dan tindakan yang tepat. Tanpa filter, Anda mungkin menemukan bahwa workflow berjalan saat Anda tidak menginginkannya. Periksa filter Anda.

4. Periksa Pengaturan Workflow "Izinkan Masuk Kembali"

Izinkan masuk kembali memungkinkan kontak untuk ditambahkan lebih dari sekali. Jika dinonaktifkan, kontak tidak akan diizinkan masuk kembali. Saat menguji, mudah untuk melupakan ini, yang mengakibatkan kontak melewati workflow. Menghapus kontak atau mengaktifkan opsi ini saat pengujian dapat membantu.